Sobre a matriz de Eisenhower | Urgente ou importante

Dois tipos de problemas

Num discurso na Northwestern University em 1954, Dwight D. Eisenhower disse: Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes. Atribuiu a frase a um antigo reitor universitário. Como general e presidente era conhecido por entregar trabalho a colaboradores de confiança, daí a caixa Delegar.

Os quatro quadrantes de Covey

Stephen Covey transformou a frase numa grelha em Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes (1989) e depois em First Things First. O seu quadrante II, importante mas não urgente, reúne planeamento, aprendizagem, saúde e relações. Covey defendia que as pessoas eficazes passam mais tempo aí, para que menos coisas se tornem emergências.

O efeito da mera urgência

Um estudo de Meng Zhu, Yang Yang e Christopher Hsee no Journal of Consumer Research (2018) mostrou que as pessoas escolhem muitas vezes uma tarefa urgente com prazo curto em vez de uma importante com maior recompensa, mesmo quando a importante é claramente melhor. Nomear separadamente a urgência e a importância, como faz a matriz, ajuda a apanhar esse enviesamento.

Usar as quatro caixas

Fazer primeiro significa agir já no que é urgente e importante. Agendar significa pôr o trabalho importante na agenda antes de se tornar urgente. Delegar serve para tarefas urgentes que outra pessoa pode fazer, e Eliminar para o que não é nem uma coisa nem outra. Um prazo e o nome da pessoa delegada em cada cartão mantêm o plano honesto.

Perguntas frequentes

Foi Eisenhower quem desenhou a matriz?

Não. A frase sobre problemas urgentes e importantes é dele, mas a grelha de quatro caixas foi desenhada mais tarde por autores de gestão do tempo, sobretudo Stephen Covey. O nome homenageia a ideia, não um documento.

O que vai para Agendar?

Trabalho que importa mas sem prazo apertado: planeamento, aprendizagem, exercício, manutenção e tempo com pessoas. Dê uma data a cada tarefa para que não escorregue para Fazer primeiro à última hora.

Com que frequência rever a matriz?

Uma passagem diária curta para escolher as tarefas do dia e uma revisão semanal para esvaziar a bandeja Por classificar, limpar as concluídas e questionar a caixa Eliminar funcionam para a maioria.