Về ma trận Eisenhower | Khẩn cấp hay quan trọng

Hai loại vấn đề

Trong bài phát biểu tại Đại học Northwestern năm 1954, Dwight D. Eisenhower nói: Tôi có hai loại vấn đề, việc khẩn cấp và việc quan trọng. Việc khẩn cấp thì không quan trọng, còn việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp. Ông cho rằng câu này là của một cựu hiệu trưởng đại học. Khi là tướng và tổng thống, ông nổi tiếng giao việc cho cộng sự tin cậy, đó là nguồn gốc của ô Giao việc.

Bốn góc phần tư của Covey

Stephen Covey biến câu nói thành một bảng trong 7 thói quen của người thành đạt (1989) và sau đó trong First Things First. Góc phần tư II của ông, quan trọng nhưng không khẩn cấp, gồm lập kế hoạch, học tập, sức khỏe và các mối quan hệ. Covey cho rằng người hiệu quả dành nhiều thời gian hơn ở đó nên ít việc trở thành khẩn cấp.

Hiệu ứng khẩn cấp đơn thuần

Nghiên cứu của Meng Zhu, Yang Yang và Christopher Hsee trên Journal of Consumer Research (2018) cho thấy người ta thường chọn việc khẩn cấp có hạn ngắn thay vì việc quan trọng mang lại lợi ích lớn hơn, ngay cả khi việc quan trọng rõ ràng tốt hơn. Gọi tên riêng mức khẩn cấp và mức quan trọng như ma trận làm giúp nhận ra thiên lệch đó.

Dùng bốn ô

Làm ngay nghĩa là hành động lập tức với việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Lên lịch nghĩa là đưa việc quan trọng vào lịch trước khi nó trở nên khẩn cấp. Giao việc dành cho việc khẩn cấp mà người khác làm được, còn Loại bỏ dành cho việc không thuộc cả hai. Hạn chót và tên người nhận trên mỗi thẻ giữ cho kế hoạch trung thực.

Hỏi thường xuyên

Eisenhower có tự vẽ ma trận không?

Không. Câu nói về việc khẩn cấp và việc quan trọng là của ông, nhưng bảng bốn ô được các tác giả về quản lý thời gian vẽ sau này, nổi tiếng nhất là Stephen Covey. Cái tên tôn vinh ý tưởng chứ không phải một tài liệu.

Ô Lên lịch chứa gì?

Công việc có ý nghĩa nhưng không có hạn gấp: lập kế hoạch, học tập, tập thể dục, bảo trì và thời gian bên mọi người. Hãy đặt ngày cho mỗi việc để nó không trượt vào Làm ngay vào phút chót.

Bao lâu nên xem lại ma trận?

Một lần xem nhanh mỗi ngày để chọn việc hôm nay và một lần rà soát mỗi tuần để dọn khay Chờ phân loại, xóa việc đã xong và xem lại ô Loại bỏ là phù hợp với đa số người.