Über To-do-Listen | Produktivität, Eisenhower-Matrix und GTD

Warum eine To-do-Liste funktioniert

Unerledigte Aufgaben melden sich immer wieder, bis sie erledigt oder an einem vertrauenswürdigen Ort notiert sind. Das Aufschreiben macht Aufmerksamkeit frei für die aktuelle Arbeit. Eine gute Liste ist kurz genug für einen schnellen Blick, beginnt jede Aufgabe mit einem Verb (Zahnarzt anrufen, nicht Zahnarzt) und zerlegt große Projekte in einen konkreten nächsten Schritt. Das Abhaken gibt zudem ein kleines Gefühl von Fortschritt, das beim Dranbleiben hilft.

Die Eisenhower-Matrix

Die Matrix sortiert Aufgaben nach zwei Fragen: Ist es dringend, und ist es wichtig? Dringend und wichtig: sofort erledigen. Wichtig, aber nicht dringend: einplanen, denn hier entsteht echter Fortschritt (Gesundheit, Lernen, Planung). Dringend, aber nicht wichtig: delegieren oder kurz halten. Keins von beiden: streichen. In dieser App erhält Quadrant eins hohe Priorität mit dem heutigen Datum, Quadrant zwei normale Priorität mit einem späteren Datum, und für Quadrant drei nutzt man einen Tag wie delegieren. Dann nach Priorität sortieren.

Grundlagen von Getting Things Done

David Allens GTD-Methode hat fünf Schritte. Erfassen: alles notieren, was Aufmerksamkeit bindet. Klären: für jeden Punkt entscheiden, ob er eine Aktion braucht, und wenn sie weniger als zwei Minuten dauert, sofort erledigen. Organisieren: Aktionen auf die passende Liste setzen, etwa ein Projekt, einen Kontext wie Anrufe oder Besorgungen oder Warten auf. Reflektieren: die Listen einmal pro Woche durchsehen und Erledigtes oder nicht mehr Relevantes entfernen. Erledigen: nach Kontext, Zeit und Energie wählen, was jetzt dran ist. Listen und Tags in dieser App entsprechen direkt den GTD-Kontexten.

Eine einfache Tagesroutine

Den Tag damit beginnen, Neues hinzuzufügen, dann auf Aktiv filtern und nach Fälligkeit sortieren. Die drei Aufgaben auswählen, die den Tag zu einem guten Tag machen, und ihnen hohe Priorität geben. Sie nacheinander abarbeiten und jede abhaken, bevor die nächste beginnt. Am Abend Erledigte entfernen, Unfertiges auf ein neues Datum legen und streichen, was nicht mehr wichtig ist. Einmal pro Woche die Listen als JSON exportieren, damit immer eine Sicherung vorhanden ist.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Zwei-Minuten-Regel?

Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, sofort erledigen statt notieren. Sie zu verwalten kostet mehr Zeit, als sie zu erledigen.

Wie viele Aufgaben sollte ich für einen Tag planen?

Weniger als gedacht. Ein bis drei wichtige Aufgaben wählen und Raum für Unerwartetes lassen. Eine erledigte Liste fühlt sich besser an und ist ehrlicher als eine lange Liste, die jeden Tag weitergeschoben wird.

Wo werden meine Aufgaben gespeichert?

Im lokalen Speicher dieses Browsers auf diesem Gerät. Sie bleiben nach Neuladen oder Neustart erhalten, werden aber beim Löschen der Websitedaten entfernt. Bei wichtigen Listen regelmäßig als JSON exportieren.