Como fazer mais com uma lista de tarefas
A cabeça é boa a ter ideias e má a guardá-las. Uma lista de tarefas tira os assuntos pendentes da memória e passa-os para uma página fiável, para decidir com calma o que fazer a seguir. Dois métodos clássicos ajudam: a matriz de Eisenhower para escolher o que importa e o Getting Things Done para manter tudo recolhido e atualizado.
Porque funciona uma lista de tarefas
As tarefas por acabar continuam a incomodar até estarem feitas ou anotadas num sítio fiável. Escrevê-las liberta atenção para o trabalho à sua frente. Uma boa lista é curta o suficiente para se ler num relance, usa um verbo em cada tarefa (ligar ao dentista, não dentista) e divide projetos grandes num próximo passo concreto. Marcar tarefas dá também uma pequena sensação de progresso que ajuda a continuar.
A matriz de Eisenhower
A matriz ordena as tarefas com duas perguntas: é urgente? e é importante? Urgente e importante: faça já. Importante mas não urgente: planeie, porque é aqui que está o progresso real (saúde, aprendizagem, planeamento). Urgente mas não importante: delegue ou faça curto. Nenhum dos dois: elimine. Nesta app, dê ao quadrante um prioridade alta com a data de hoje, ao quadrante dois prioridade normal com uma data posterior e use uma etiqueta como delegar para o quadrante três. Depois ordene por prioridade.
Bases do Getting Things Done
O método GTD de David Allen tem cinco passos. Capturar: anote tudo o que ocupa a sua atenção. Clarificar: decida se cada item exige ação e, se levar menos de dois minutos, faça-o logo. Organizar: coloque as ações na lista certa, como um projeto, um contexto como chamadas ou recados, ou à espera. Rever: reveja as listas uma vez por semana e retire o que está feito ou deixou de interessar. Agir: escolha o que fazer agora conforme o contexto, o tempo e a energia. As listas e etiquetas desta app correspondem diretamente aos contextos do GTD.
Uma rotina diária simples
Comece o dia a adicionar o que é novo, depois filtre por Ativas e ordene por prazo. Escolha as três tarefas que tornariam o dia um bom dia e dê-lhes prioridade alta. Trate-as uma de cada vez, marcando cada uma antes de começar a seguinte. No fim do dia, limpe as concluídas, passe o que ficou por fazer para uma nova data e elimine o que já não interessa. Uma vez por semana, exporte as listas em JSON para ter sempre uma cópia.
Perguntas frequentes
O que é a regra dos dois minutos?
Se uma tarefa demora menos de dois minutos, faça-a já em vez de a anotar. Gerí-la custaria mais tempo do que fazê-la.
Quantas tarefas devo planear para um dia?
Menos do que pensa. Escolha uma a três tarefas importantes e deixe espaço para o imprevisto. Uma lista concluída sabe melhor e é mais honesta do que uma longa que passa para o dia seguinte todos os dias.
Onde ficam guardadas as minhas tarefas?
No armazenamento local deste navegador neste dispositivo. Mantêm-se após recarregar ou reiniciar, mas limpar os dados do site apaga-as. Exporte regularmente em JSON se a lista for importante.
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