टू-डू सूचियों के बारे में | उत्पादकता, आइज़नहावर मैट्रिक्स और GTD

टू-डू सूची क्यों काम करती है

अधूरे काम तब तक खटकते रहते हैं जब तक वे पूरे न हों या किसी भरोसेमंद जगह लिखे न जाएँ। उन्हें लिखने से सामने के काम के लिए ध्यान खाली होता है। अच्छी सूची इतनी छोटी हो कि एक नज़र में पढ़ी जाए, हर काम में क्रिया हो (दंत चिकित्सक को फ़ोन करें, सिर्फ़ दंत चिकित्सक नहीं) और बड़े प्रोजेक्ट ठोस अगले क़दम में बँटे हों। काम पूरे करने का निशान लगाने से छोटी प्रगति का एहसास मिलता है जो आगे बढ़ते रहने में मदद करता है।

आइज़नहावर मैट्रिक्स

मैट्रिक्स दो सवालों से काम छाँटता है: क्या यह ज़रूरी (अत्यावश्यक) है, और क्या यह महत्वपूर्ण है? अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण: अभी करें। महत्वपूर्ण पर अत्यावश्यक नहीं: योजना बनाएँ, क्योंकि असली प्रगति यहीं होती है (स्वास्थ्य, सीखना, योजना)। अत्यावश्यक पर महत्वपूर्ण नहीं: किसी को सौंपें या जल्दी निपटाएँ। दोनों नहीं: छोड़ दें। इस ऐप में पहले खाने को आज की तारीख़ के साथ उच्च प्राथमिकता, दूसरे को बाद की तारीख़ के साथ सामान्य प्राथमिकता दें और तीसरे के लिए सौंपें जैसा टैग रखें। फिर प्राथमिकता से क्रम दें।

Getting Things Done की मूल बातें

डेविड ऐलन की GTD पद्धति के पाँच चरण हैं। इकट्ठा करें: जो कुछ भी आपका ध्यान खींचता है, सब लिख लें। स्पष्ट करें: तय करें कि हर चीज़ पर कार्रवाई चाहिए या नहीं, और अगर उसमें दो मिनट से कम लगें तो तुरंत कर दें। व्यवस्थित करें: कार्रवाइयों को सही सूची में रखें, जैसे कोई प्रोजेक्ट, कॉल या बाहर के काम जैसा संदर्भ, या प्रतीक्षा में। समीक्षा करें: हफ़्ते में एक बार सूचियाँ देखें और पूरे या अप्रासंगिक काम हटाएँ। करें: संदर्भ, समय और ऊर्जा के आधार पर चुनें कि अभी क्या करना है। इस ऐप की सूचियाँ और टैग सीधे GTD संदर्भों से मेल खाते हैं।

एक सरल दैनिक दिनचर्या

दिन की शुरुआत नए काम जोड़कर करें, फिर सक्रिय पर फ़िल्टर करें और नियत तिथि से क्रम दें। वे तीन काम चुनें जो आज को अच्छा दिन बना दें और उन्हें उच्च प्राथमिकता दें। उन्हें एक-एक करके करें और अगला शुरू करने से पहले हर एक को पूरा चिह्नित करें। दिन के अंत में पूरे काम हटाएँ, अधूरे काम नई तारीख़ पर ले जाएँ और जो अब ज़रूरी नहीं उसे छोड़ दें। हफ़्ते में एक बार सूचियाँ JSON में निर्यात करें ताकि हमेशा बैकअप रहे।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

दो मिनट का नियम क्या है?

अगर किसी काम में दो मिनट से कम लगते हैं, तो उसे लिखने के बजाय अभी कर दें। उसका हिसाब रखने में करने से ज़्यादा समय लगेगा।

एक दिन के लिए कितने काम योजना में रखूँ?

जितना आप सोचते हैं उससे कम। एक से तीन महत्वपूर्ण काम चुनें और अचानक आने वाले कामों के लिए जगह छोड़ें। पूरी हुई सूची हर दिन आगे खिसकने वाली लंबी सूची से बेहतर लगती है और अधिक ईमानदार होती है।

मेरे काम कहाँ सहेजे जाते हैं?

इस डिवाइस पर इस ब्राउज़र के लोकल स्टोरेज में। रीलोड या रीस्टार्ट के बाद भी रहते हैं, पर साइट डेटा साफ़ करने पर हट जाते हैं। सूची ज़रूरी हो तो नियमित रूप से JSON निर्यात करें।