Về danh sách việc cần làm | Năng suất, ma trận Eisenhower và GTD

Vì sao danh sách việc hiệu quả

Những việc dang dở cứ làm bạn bận tâm cho đến khi xong hoặc được ghi ở nơi đáng tin. Ghi ra giúp bạn dành sự chú ý cho việc trước mắt. Một danh sách tốt đủ ngắn để đọc lướt, dùng động từ cho mỗi việc (gọi nha sĩ, không phải nha sĩ) và chia dự án lớn thành bước tiếp theo cụ thể. Đánh dấu xong cũng mang lại cảm giác tiến bộ nhỏ giúp bạn dễ tiếp tục.

Ma trận Eisenhower

Ma trận phân loại việc theo hai câu hỏi: có khẩn cấp không, và có quan trọng không? Khẩn cấp và quan trọng: làm ngay. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: lên lịch, vì tiến bộ thật nằm ở đây (sức khỏe, học tập, lập kế hoạch). Khẩn cấp nhưng không quan trọng: giao cho người khác hoặc làm nhanh. Không thuộc cả hai: bỏ đi. Trong ứng dụng này, đặt ô một ưu tiên cao với ngày hôm nay, ô hai ưu tiên thường với ngày muộn hơn, và dùng thẻ như ủy thác cho ô ba. Sau đó sắp xếp theo ưu tiên.

Cơ bản về Getting Things Done

Phương pháp GTD của David Allen có năm bước. Thu thập: ghi lại mọi thứ đang chiếm sự chú ý của bạn. Làm rõ: quyết định mỗi mục có cần hành động không, và nếu mất dưới hai phút thì làm ngay. Sắp xếp: đưa hành động vào đúng danh sách, như một dự án, một ngữ cảnh như gọi điện hay việc vặt, hoặc đang chờ. Xem lại: rà soát danh sách mỗi tuần một lần và dọn những gì đã xong hay không còn liên quan. Thực hiện: chọn việc làm ngay dựa trên ngữ cảnh, thời gian và năng lượng. Danh sách và thẻ trong ứng dụng này tương ứng trực tiếp với ngữ cảnh GTD.

Thói quen hằng ngày đơn giản

Bắt đầu ngày mới bằng cách thêm việc mới, rồi lọc Đang làm và sắp xếp theo hạn chót. Chọn ba việc sẽ khiến hôm nay là một ngày tốt và đặt ưu tiên cao. Làm lần lượt từng việc, đánh dấu xong rồi mới bắt đầu việc tiếp theo. Cuối ngày, xóa việc đã xong, dời việc dang dở sang ngày mới và bỏ những gì không còn quan trọng. Mỗi tuần một lần, xuất danh sách ra JSON để luôn có bản sao lưu.

Hỏi thường xuyên

Quy tắc hai phút là gì?

Nếu một việc mất chưa đến hai phút, hãy làm ngay thay vì ghi lại. Theo dõi nó còn tốn thời gian hơn là làm.

Nên lên kế hoạch bao nhiêu việc cho một ngày?

Ít hơn bạn nghĩ. Chọn một đến ba việc quan trọng và chừa chỗ cho việc bất ngờ. Một danh sách hoàn thành mang lại cảm giác tốt hơn và trung thực hơn danh sách dài bị dời mỗi ngày.

Việc của tôi được lưu ở đâu?

Trong bộ nhớ cục bộ của trình duyệt này trên thiết bị này. Chúng vẫn còn sau khi tải lại hay khởi động lại, nhưng xóa dữ liệu trang sẽ xóa chúng. Hãy xuất JSON thường xuyên nếu danh sách quan trọng.